Como controlar prazos em um escritório contábil

01. Diferencie prazo final de prazo interno

Registre a data final validada para cada entrega e defina um prazo interno que considere execução, conferência e correções. Não existe uma antecedência única que sirva para todos os serviços: ajuste conforme a complexidade e as dependências.

02. Use campos que orientem a ação

Um controle pode começar com cliente, período, tarefa, responsável, prazo interno, prazo final, situação, bloqueio e evidência de conclusão. Evite campos sem uso na rotina. As informações precisam ser simples de atualizar e suficientes para decidir o próximo passo.

03. Acompanhe os bloqueios

Ao marcar uma tarefa como bloqueada, registre o documento ou decisão pendente, o responsável por destravar e a data do próximo acompanhamento. “Aguardando cliente” sem detalhamento não permite saber como avançar.

04. Revise a capacidade da equipe

Observe a concentração de entregas por pessoa e período. Quando houver sobrecarga, redistribua com antecedência e verifique se a transferência inclui as informações necessárias. Uma tarefa atribuída não significa que existe tempo disponível para executá-la.

05. Meça para ajustar a rotina

Acompanhe tarefas concluídas dentro do prazo interno, pendências por motivo e retornos da conferência. Use esses dados para identificar falhas do processo e planejar melhorias. Ao escolher um software, confira como ele apresenta responsáveis, pendências, prazos e histórico. A Nexus oferece soluções de gestão e emissão fiscal; conheça os recursos de cada sistema para avaliar o que se aplica à sua rotina.